Sous l’autorité de la Directrice du Développement, vous assurez le secrétariat technique et administratif et assistez l’ensemble de la Direction du Développement dans l’organisation du travail. Vous prenez en charge le suivi direct de certains dossiers.
Vos missions :
Vous assurez l’accueil physique et téléphonique du pôle, la gestion des agendas, l’organisation et la prise des rendez-vous,
Vous prenez en charge la préparation et l’organisation logistique des réunions publiques en prenant en compte la participation des partenaires
Vous assurez le suivi des obligations administratif et technique des dossiers gérés par la direction : rédaction de courrier, de mailing, de notes technique et de comptes rendus, préparation et suivi des marchés, ordres de service, des demandes d’agrément de sous traitance…
Vous contribuez à la chaîne de la commande : saisie des bons de travaux et ordres de services sur le progiciel métier, réception et validation des factures ou situations de paiements conformément aux clauses administratives des Marchés puis transmission des pièces comptables au service Financier.
Sous la responsabilité directe des chargées d’opérations, vous assurez la préparation et le suivi des dossiers de demandes de financement auprès des différents partenaires financiers.
Vous participez et veillez au suivi et à la bonne circulation de l’information entre les partenaires externes et les différents services internes de l’Office.
Sous la responsabilité directe de la directrice du développement, vous élaborez et actualisez les tableaux de bord de l’ensemble des activités de la direction.
Vous assurez le classement et l’archivage des dossiers du service.
Vous suivez le planning des présences/absences du service
De formation BAC+2 (BTS secrétariat technique), vous maitrisez les outils bureautiques et l’environnement WINDOWS (Word, Excel).
Vous avez une bonne connaissance de l’environnement professionnel et de la structure (réglementation OPH, comptable et budgétaire, marchés publics,…) du bâtiment et du vocabulaire technique.
La connaissance du progiciel PIH3, de notions juridiques et financières seraient un atout.
Vous avez des capacités rédactionnelles (orthographe, syntaxe,…)
Vous justifiez idéalement d’une expérience réussie minimum de 2 à 5 ans sur un poste similaire chez un bailleur social.
Doté d’un bon relationnel, votre rigueur, votre organisation et votre capacité d’initiative seront des atouts majeurs. Vous aimez travailler en équipe et aimez la polyvalence.
Vous pouvez être amenée à connaitre des données confidentielles. A ce titre, vous faite preuve de discrétion et du sens de la confidentialité.
France, Ile-de-France, Seine Saint-Denis (93)
Niveau III – Bac+2 (BTS, DUT,…)
Au minimum 2 ans