Effectuer les opérations classiques de secrétariat : rédaction de courriers, photocopies, classement et archivage, rédaction de correspondance, de compte-rendu…
Effectuer l’accueil téléphonique du service
Gérer les agendas et les plannings prévisionnels.
Gestion administrative de la Commande Publique :
Participer au suivi des procédures de la commande publique
Assurer la gestion des retraits/dépôts de dossiers de consultation des entreprises et information aux services gestionnaires
Tenir un registre des dépôts
Assurer la réception, l’ouverture et la pré-analyse des plis
Elaborer les documents d’analyse technique et administrative, l’ordre du jour, les convocations en vue des réunions (CAO, CPA, organisation de jury et réunions de négociations)
Gérer les pièces des marchés et avenants (signature, contrôle de la légalité, notification, GED…)
Rédiger les PV et lettres de refus
Notifier les marchés publics
Recenser les demandes de reconductions des marchés auprès des services (envoi de mails, relances) et rédiger les courriers de reconduction.
Gestion logistique/budgétaire et informatique :
Participer à la préparation logistique des réunions, CAO, CPA, organisation de jury et réunions de négociations (réservations, convocations)
Participer à la gestion budgétaire (ex : engagements)
Etablir les bons de commandes
Assurer la gestion informatique des marchés, avenants (Maximilien, ULIS…)
Tenir et mettre à jour les tableaux de bord (suivi des procédures).
Localisation du poste
Critères candidat