L’assistant de direction intervient en support de l’activité du Directeur Général et du service du développement de la société afin de leur faciliter le travail sur les aspects opérationnels. Il prend en charge l’organisation quotidienne et le traitement de différents dossiers tout en assurant l’interface entre le cadre dirigeant et son réseau d’interlocuteurs.
MISSIONS
Prendre en charge l’organisation et le secrétariat au quotidien
Traiter le courrier (réception, transmission et suivi)
Gérer le ou les agenda(s), assurer l’accueil téléphonique et qualifier les appels (filtrage, etc.)
Préparer les réunions (convocation, ordre du jour)
Organiser les déplacements en France ou à l’étranger le cas échéant
Rédiger les notes, les rapports, les comptes rendus de réunions
Assurer l’intendance (suivi des commandes, etc.) en relais des moyens généraux
Classer et archiver les documents, les dossiers
Assurer la communication et l’interface entre le cadre dirigeant et son réseau d’interlocuteurs internes ou externes
Préparer en amont les rendez-vous, réunions, instances, et/ou gérer complétement certains dossiers spécifiques
Collecter les informations, les trier et les organiser, préparer les dossiers (réunion, commissions, conseil d’administration, assemblée générale, etc.)
Assurer le montage et le suivi des dossiers confiés
Organiser des événements spécifiques (rencontres, salons, séminaires)
Prendre en charge les aspects logistiques (recherche des lieux, réservations, etc.)
Préparer les interventions des participants
Vérifier et assurer le suivi des factures et du budget alloué
Effectuer un suivi dans le cadre d’un reporting
Élaborer, mettre à jour des tableaux de bord
Suivre les budgets de la direction
Bac +2/+4 ou expérience significative dans la profession
Maîtrise des outils bureautiques courants (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, etc.)
Maîtrise d’une ou plusieurs langues (anglais obligatoire)
Niveau d’orthographe parfait et qualités rédactionnelles
COMPÉTENCES REQUISES
Polyvalence, autonomie, prise d’initiative, adaptabilité, résistance au stress
Discrétion, confidentialité, loyauté
Esprit d’analyse, rigueur, sens de l’organisation
Qualités relationnelles (écoute, sens du contact)
30-35 k€
France, Ile-de-France, Hauts-de-Seine (92)
Niveau II – Bac+3/4 (licence, maîtrise,…)
Au minimum 1 an