Organisation et gestion de l’agenda du Directeur et de l’équipe (organisation de réunions, réservation de salles). – Support de l’équipe en charge de l’organisation d’événements : organisation des déplacements (vols, train, hôtels) pour l’équipe mais également le Management accompagnant. – Organisation des réunions, conf-call, visio-conf… – Réception et filtrage des appels téléphoniques en provenance des interlocuteurs internes et externes .
Préparation de documents de support pour des réunions. – Aide à l’équipe : traduction de présentation, mise à jour de données RH, listes de distribution. – Gestion et suivi du planning des congés de l’équipe (approbations). Liste non exhaustive Qualifications : Compétences techniques et professionnelles (expertise technique) : – Anglais oral et écrit indispensable – Connaissance des techniques de synthèse et de rédaction de notes – Capacité à coordonner et synthétiser les informations provenant de sources variées – Capacité à gérer les priorités et à hiérarchiser l’activité en fonction des urgences – Maîtrise des logiciels bureautiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook Compétences relationnelles (comportementales) : – Adaptabilité, souplesse et pédagogie – Créer un esprit d’équipe, sens du contact, sens de la confidentialité – Rigueur, hiérarchisation, organisation et anticipation – Esprit d’initiative, curiosité – Sens du service