Assistant (e) administratif (ve) H/F Temps Plein

• constitution dossiers financements et demande subventions auprès institutions et collectivités
• aide préparation et suivi budgétaire du service

• Recueille informations et demande si besoin informations complémentaires et diffusion aux publics et services concernés
• Traite, organise et transforme informations recueillies en les regroupant et en les classant. Archivage physique et numérique de l’ensemble des documents traités par l’Agence
• Contrôle et assure cohérence informations traitées
• Saisie données dans systèmes d’informations, diffusion et mise à dispo. les données traitées
• Renseigne interlocuteurs (internes/externes) sur sujets liés à son domaine d’activité
• Crée, met à jour documents internes (plans patrimoine, liste résidences, numérotation et codification résidences, tableau astreintes, tableau congés, fiche contrôle ménage, fiche contrôle ascenseur, fiche sécurité et surveillance, tableau suivi demandes d’intervention pour Chefs de Secteurs, Gardiens et Responsable de l’Agence de Proximité…)
• Saisie bordereaux prix unitaires pour ensemble marchés de Agence Proximité
• Alerte en cas anomalie ou difficulté
• Tient à jour ses connaissances dans son domaine

• Enregistre, traite réclamations locataires en assurant correspondance avec ceux-ci et différents intervenants
• Contribue à atteinte objectifs en terme de taux impayés et vacance
• Détecte locataires en difficultés et les oriente vers service en charge d’un suivi social
• Peut être amené à gérer conflits de voisinage
• Participe à actions commerciales et d’accompagnement projets de quartiers

2/ CONTROLE ET PILOTAGE DE L’ACTIVITE DE L’AGENCE
Création modes opératoires et procédures
Conception et alimentation des tableaux de bord de suivi de l’activité : incivilités et vandalisme, satisfaction des locataires, médiation, vacance et durée de remise en état des logements…

Analyse et synthétise données recueillies puis traitement de tout ou partie des anomalies ou proposition de solutions. Explique données et procédures liées à son domaine d’activité.
Participe à élaboration d’études mis en place dans son service
Suit activité quotidienne du service : recensements (anomalies boites aux lettres, stop-parcs, identification des compteurs EDF, gestion cartes de reproduction de clés, gestion cartes carburant…
Organise réunions et gère agendas du service
Encadre et supplée la chargée d’accueil
Assure liaison et communication quotidienne entre service gestion locative et équipes de terrain de agence proximité :

• saisie ordres de services concernant diagnostics avant-vente de pavillons et de locaux commerciaux, établissement du PV de réception après intervention du prestataire
• contrôle et suivi plannings intervention ou visite annuelle prestataires, participation réunions avec prestataires, établissement des comptes rendus
• envoi aux prestataires de tableaux suivi DI

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE REQUISE : 3 années d’expérience sur un même poste

COMPETENCES CLES

• Connaissances des termes techniques usuels du bâtiment
• Capacité d’analyse et de synthèse
• Maîtriser parfaitement l’outil informatique : Word, Excel, messagerie électronique, logiciels de suivi d’opérations
• Savoir rédiger tout en étant à l’aise avec les chiffres
• Etre rigoureux, et savoir s’autocontrôler,
• Avoir le sens de l’organisation et du respect des délais.
• Savoir gérer les priorités et être réactif, capacité d’adaptation
• Esprit d’équipe et aisance relationnelle

Rémunération:
Emploi relevant du statut des OPH, catégorie 2 – niveau 2 – agent de maîtrise
28 K€ brut/an
Titres restaurant, intéressement, mutuelle, prévoyance