Adjoint administratif – Temps plein – Service du patrimoine H/F Temps Plein

1 – Identification de la fonction

Intitulé : Adjoint Administratif

Affectation : Service du Patrimoine

2 – Missions de la fonction

Assurer le suivi des commandes des ateliers (marchés de fournitures) : Saisie des commandes sur C-page, réception, liquidation et mandatement.

Assurer le suivi des demandes de dépannage

Participation à la préparation des dossiers de marché publics avant transmission à la cellule marchés publics.

Suivi de l’exécution des marchés : respect des dates, vérification du respect des calendriers d’exécution.

Gestion du secrétariat du service patrimoine

3 – Position de la fonction dans la structure

Rattachement hiérarchique : Responsable Administratif et budgétaire

Relations professionnelles les fréquentes :
Interne : Responsable du service, Responsables Atelier, Unité de soins

Externe : Sociétés de maintenance

4 – Activités dans la structure

Permanentes :
 Saisie des bons de commandes des marchés de fournitures et commandes ponctuelles

 Préparation du mandatement sur C-page : réception, liquidation et mandatement.

 Répondre aux interrogations des fournisseurs concernant les règlements ainsi que les marchés ou autres.

 Préparation et lancement des marchés subséquents (accords-cadres)

 Préparation des courriers et des ordres de services pour les entreprises

 Création des marchés sur C-page.

 Interface avec les fournisseurs et la trésorerie, et lien pour les questions de mandatement, gestion des litiges, erreurs de facturation et mis à jour des dossiers.

 Règlement des situations comptables de travaux et établissement des certificats de paiement

 Suivi des bons de travaux et lien avec les agents techniques et les prestataires externes en vue de la planification des interventions.

 Gestion du secrétariat de la direction du patrimoine et des investissements.

 Passation des commandes pour l’ensemble des techniques sur C-pagi

 Passation des commandes fournitures de bureau sur Lyreco.

Ponctuelles :
 Rédaction de comptes rendus de réunions en relation avec certains marchés et projets.

 Suivi et classement des archives

 Point d’accueil des appels téléphoniques des services de soins et administratifs concernant les dépannages pour les ateliers ou sociétés de maintenance.

5 – Profil nécessaire pour la fonction

Niveau d’emploi : Catégorie : C

Statut / Corps / Grade Adjoint administratif

Formation Brevet des collèges

Expériences Expérience en comptabilité publique souhaitée, notions de base requises

Connaissances des marchés publics souhaitées

Expérience en informatique (Word, Excel).

La connaissance de Cpagei et BO est un plus

Compétences Savoir-faire :
Sens des responsabilités

Capacité à discerner le caractère d’urgence d’une demande

Capacité à gérer les priorités

Capacité d’adaptation

Capacité à assurer des transmissions précises et exactes

Savoir relationnel :
Capacité à travailler en équipe

Avoir le sens de l’écoute

Qualités

Rigueur, méthode, organisation, autonomie, polyvalence, esprit d’initiative ;

Aptitude au travail en équipe, bon contact humain ;

Qualité relationnelle.

6 – Organisation du travail

Durée : selon accord du temps de travail en vigueur.

7 – Pour postuler

Pour information :
Mohamed BOUADA

Attachée d’administration hospitalière

Responsable administratif et budgétaire

01 42 11 73 00

Groupe Hospitalier Paul Guiraud

Le groupe hospitalier Paul Guiraud (GHPG) assure une mission de service public en psychiatrie adulte qui recouvre 13 secteurs de psychiatrie générale, six se situent dans le Val de Marne et sept dans les Hauts de Seine, il dessert 30 communes regroupant plus de 920 000 habitants. Le groupe hospitalier est l’un des trois hôpitaux psychiatriques les plus importants de France. Près de 21 000 patients y sont traités chaque année dont 80% en extrahospitalier. Environ 2000 personnels assurent cette mission, Deux instituts de formation sont rattachés au groupe hospitalier : un pour les infirmiers et un pour les aides soignants. Le groupe hospitalier poursuit l’amélioration de son offre de soins : après l’ouverture , en juin 2012, d’un hôpital de 120 lits à Clamart, et en juin 2013 celle de l’Unité Hospitalière Spécialement Aménagée (UHSA), structure de 60 lits dédiée à la prise en charge des détenus en Ile de France

http://ch-pgv.fr

BEP

Débutant (moins de 2 ans)

CDD / Remplacement

Agent d’administration