Adjoint administratif – Temps plein – IFSI – Embauche par mutation , détachement ou CDD Temps Plein

Le groupe hospitalier Paul Guiraud (GHPG) assure une mission de service public en psychiatrie adulte qui recouvre 13 secteurs de psychiatrie générale, six se situent dans le Val de Marne et sept dans les Hauts de Seine, il dessert 30 communes regroupant plus de 920 000 habitants. Le groupe hospitalier est l’un des trois hôpitaux psychiatriques les plus importants de France. Près de 21 000 patients y sont traités chaque année dont 80% en extrahospitalier. Environ 2000 personnels assurent cette mission, Deux instituts de formation sont rattachés au groupe hospitalier : un pour les infirmiers et un pour les aides soignants. Le groupe hospitalier poursuit l’amélioration de son offre de soins : après l’ouverture , en juin 2012, d’un hôpital de 120 lits à Clamart, et en juin 2013 celle de l’Unité Hospitalière Spécialement Aménagée (UHSA), structure de 60 lits dédiée à la prise en charge des détenus en Ile de France

Deux instituts de formation sont rattachés au groupe hospitalier Paul Guiraud: un pour les infirmiers (I.F.S.I.) et un pour les aides-soignants (I.F.A.S.).

L’IFSI IFAS est adossé au groupe hospitalier Paul Guiraud.
Présentation de l’Institut de formation
Il est un des 60 établissements de formation en soins infirmiers de la Région Ile de France auquel il appartient.
L’institut de formation en soins infirmiers s’inscrit géographiquement et institutionnellement dans le groupe hospitalier Paul Guiraud, situé dans le Val de Marne.
Les effectifs en formation initiale des infirmiers : 90 étudiants en soins infirmiers (ESI) par promotion et pour la formation initiale des aides-soignants : 37 élèves aides-soignants (EAS) et intégration dans les modules de formation des candidats relevant de la Validation des Acquis de l’Expérience et dans le cas de cursus partiel.
Formation également de préparation aux concours d’entrée en IFSI et en IFAS.
I

Il est en partenariat avec l’université Paris Sud (Paris XI) située au Kremlin Bicêtre dans le val de Marne et s’inscrit dans le GCS-IFSI de l’Ile de France
Localisation des 7 IFSI partenaires du groupement universitaire Paris Sud sur l’Ile de France

L’ IFSI des Hauts de Seine :
Antoine Béclère

Les IFSI du Val de Marne :

Paul Guiraud
Kremlin Bicêtre

Les IFSI de l’Essonne :
IFSI DU GH Nord Essonne (Orsay
Longjumeau)
Etampes
Sud francilien (CHSF de Corbeil)
Perray Vaucluse

La rentrée des Etudiants en Soins Infirmiers (ESI) a lieu en septembre
La rentrée des élèves aides-soignants (EAS) est décalée en janvier

1 – Identification de la fonction

Intitulé : adjoint administratif

Affectation : Institut de formation en soins infirmiers (IFSI), Institut de Formation des Aides-soignants (IFAS)

2 – Missions de la fonction

Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Suivre, participer et gérer en équipe les processus administratifs d’un institut de formation (administratifs, logistiques, financiers, recrutements)

3 – Position de la fonction dans la structure

Rattachement hiérarchique
Ascendant : directrice de l’IFSI et IFAS, directrice Adjointe
Et l’ACH en coordination du secrétariat

Liaisons fonctionnelles :
Internes : IFSI/Hôpital

• Personnel de l’IFSI : formateurs, secrétaires, documentaliste, Agents entretien.
• Personnel de la bibliothèque de loisir et professionnelle de l’établissement
• Professionnels des services : IDE, AS, cadres soignants…
• Autres interlocuteurs de l’hôpital : directeur du service de soins infirmiers, responsable de formation, surveillante hygiéniste, responsable qualité…

Externes : tutelles- structures sanitaires et sociales, université Paris Sud (P11), CEFIEC, GCS, autres Instituts…

4 – Activités dans la structure
Permanentes :
Gestion de promotions (aides-soignants ; infirmiers et de formation continue) en fonction de la répartition des tâches
Gestion stages en fonction de la répartition des tâches
Garantir la qualité de l’accueil et la prise en charge des personnes : public, élèves et étudiants, candidats, formateurs, intervenants, ARS, relations avec les organismes bailleurs, etc…
Répondre aux demandes d’orientation et d’information des interlocuteurs
Gestion du courrier (entrées et sorties)
Contrôler des données / documents notamment des activités de concours
Assurer la gestion administrative relative au domaine de la formation, tenue et conformité des dossiers administratifs des étudiants, vérification de la mise à jour (format papier et informatique), préparation des documents nécessaires à la tenue des instances (commission d’attribution des crédits…)
Participer à la gestion des salles de formation et de réunion
participer à la gestion des stocks : Inventaire et commandes de produits, de matériels, équipements, dossiers
Participer à la gestion des pannes (copieur,..)
Réception et traitement des appels téléphoniques et/ou des messages électroniques
Recueil, saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données, d’informations, de tableaux, de fichiers
Reproduction et diffusion de documents, de dossiers
Traitement des courriers, dossiers, documents (enregistrement, tri, traitement, diffusion, archivage)
Mise à jour des panneaux d’information interne
Publication de documents sur la plateforme Sharepoint
Diffusion des notes et suivi des émargements
Ponctuelles :
Classement, archivage des dossiers scolaires,
Remise des titres et diplômes
Participation à la mise à jour des procédures internes de fonctionnement
Participation et coordination des journées de pré-rentrées, de sélection des candidats (concours), portes ouvertes
Participation à l’organisation des instances de l’IFSI/IFAS
Surveillance des évaluations
Participation à la mise à jour du site internet et intranet
Permanences au Centre de documentation et d’Information
Régisseur suppléant

5 – Profil nécessaire pour la fonction
Niveau d’emploi : Catégorie : C

Statut / Corps / (grade)

Adjoint administratif
Formations

Bac pro administration des fonctions publiques
Bac pro secrétariat
BTS de secrétariat
Connaissance d’un logiciel de gestion des instituts de formation appréciée (Logifsi, Winifsi, Auriga)

Expériences
Une expérience en formation est souhaitée

Compétences

Savoirs : Programmes études infirmière et aides-soignants, suivi des évolutions réglementaires

Savoir-faire : Maitrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook…) ; travail en équipe pluridisciplinaire

Savoir-être : Sens de la relation et du collectif, disponibilité, patience

Qualités
Organisée, dynamique, sens de l’accueil, esprit d’équipe, sens des responsabilités, rigueur, discrétion professionnelle,

SAVOIRS FAIRE REQUIS
Description des savoir-faire base confirmée expertise
Accueillir et orienter des personnes, des groupes, des publics x
Évaluer la pertinence et la véracité des données et/ou informations x
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d’activité x

Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures x
Rédiger des informations relatives à son domaine d’intervention pour assurer un suivi et une traçabilité. X
Travailler en équipe / en réseau x
Utiliser les outils bureautique / Technologie d’Information et de Communication (TIC) x

Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel x

Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures x

Descriptions des connaissances associées générales détaillées Approfondies
Accueil téléphonique X

Bureautique Word, excel, ppt, internet X x
Classement et archives X

Communications/relations interpersonnelles X

Gestion administrative X

Organisation et fonctionnement interne de l’établissement x

Connaissances opérationnelles : Connaissances détaillées, pratiques et théoriques, d’un champ ou d’un domaine particulier incluant la connaissance des processus, des techniques et procédés, des matériaux, des instruments, de l’équipement, de la terminologie et de quelques idées théoriques. Ces connaissances sont contextualisées. Durée d’acquisition de quelques mois à un / deux ans.

Connaissances approfondies : Connaissances théoriques et pratiques approfondies dans un champ donné. Maîtrise des principes fondamentaux du domaine, permettant la modélisation. Une partie de ces connaissances sont des connaissances avancées ou de pointe. Durée d’acquisition de 2 à 4/ 5 ans.

Pré-requis et qualifications

Bac pro administration des fonctions publiques
Bac pro secrétariat

6 – Organisation du travail

Selon accord du temps de travail : Poste à temps plein à pouvoir à partir du 26 aout 2009 (temps partiel négociable)
Horaires : Du lundi au vendredi, en journée
Congés soumis à négociation avec le directeur, en fonction des pics d’activités, à prendre en priorité lors des fermetures partielles ou totales de l’IFSI et pendant les congés des étudiants et élèves.
Participation à des journées ouvertes (une ou 2 dans l’année parfois sur un samedi)

7 – Pour postuler

Renseignements sur le poste :
florence.ponchel@gh-paulguiraud.fr adjoint des cadres et coordinatrice du secrétariat
Mme Christine REDON, directrice
Tél : 01 42 11 71 26 : christine.redon@gh-paulguiraud.fr ou florence.ponchel@gh-paulguiraud.fr
Adresser les candidatures (lettre de motivation et CV) par courrier : Groupe Hospitalier Paul Guiraud (GHPG) Direction des ressources humaines, 54 avenue de la république BP 20065 – 94806 Villejuif ou par mail : recrutement@gh-paulguiraud.fr

Département du lieu de travail : 94
Ville : Villejuif
Expérience : 2-3 ans